ImmobilienDoku ist eine Anwendung (nachfolgend App genannt), mit der Nutzer die Lage, Ausstattung und Zustand ihrer Immobilie (Häusern und Wohnungen) mit Fotoaufnahmen und Angaben dokumentieren können. Grundlage für die Nutzung stellt ein entsprechender Auftrag des Kreditinstitutes des Nutzers an das Sachverständigenunternehmen Instant Service AG im Rahmen einer Immobilienfinanzierung dar.
Die vom Nutzer mit ImmobilienDoku erfassten Daten werden in einem Zwischenschritt zunächst an das vom Kreditinstitut beauftragte Sachverständigenunternehmen Instant Service AG übertragen und dort auf Plausibilität überprüft. Nach Prüfung und Abschluss werden sämtliche Informationen an das Kreditinstitut weitergeleitet.
Zusätzlich werden Daten des Nutzers der App gespeichert. Hierbei handelt es sich um den Zeitpunkt der Erstellung der Dokumentation sowie den geografischen Standort während der Dokumentation. Diese Informationen dienen der Verifizierung der Angaben, wie z.B. dem Standort der Immobilie, und werden von der Instant Service AG zu Nachweiszwecken gespeichert.
Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und den jeweils geltenden nationalen Datenschutzregelungen.
I. BEGRIFFSBESTIMMUNGEN
Personenbezogene Daten sind alle Daten die den Rückschluss auf eine natürliche Person zulassen. Das sind z.B. der Name und die Adresse einer Person, aber ggf. auch die Telefonnummer und das Geburtsdatum. Auch die Kombination von – für sich genommen nicht personenbezogenen Daten – kann ein personenbezogenes Datum sein, wenn durch die Kombination ein Rückschluss auf eine natürliche Person möglich ist.
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechtes ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie z.B. die Erhebung, Speicherung, Veränderung und Weitergabe von personenbezogenen Daten.
II. WER IST FÜR DIE DATENVERARBEITUNG VERANTWORTLICH UND AN WEN KANN ICH MICH WENDEN?
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist regelmäßig das kreditführende Institut des Nutzers. Die Instant Service AG ist in diesem Fällen Auftragsverarbeiter des Kreditinstituts und Betreiber der ImmobileinDoku-App.
Bei Fragen zum Datenschutz oder falls Sie eines der Ihnen nach der EU-Verordnung 2016/679 (im Folgenden: DSGVO) zustehenden Rechte geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte in erster Linie an Ihr Kreditinstitut. Als Verantwortliche der Datenverarbeitung ist dieses für die Bearbeitung von Betroffenenanfragen zuständig.
Gerne leiten wir aber auch Ihre Anfrage weiter, die Sie uns unter folgender E-Mail-Adresse: datenschutz@instantservice.de zusenden können.
III. WELCHE DATEN NUTZEN WIR AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE UND ZU WELCHEM ZWECK?
1. Daten, die wir von den Anwendern durch Eingabe in die App erhalten
1.1. Nutzung der App
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von den Anwendern unserer App erhalten. Diese sind insbesondere:
Die App erfordert folgende Berechtigungen:
Die Verarbeitung und Verwendung von Nutzungsdaten erfolgen zur Bereitstellung des Dienstes. Diese Datenverarbeitung ist dadurch gerechtfertigt, dass die Verarbeitung für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen als Betroffener und uns gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Nutzung der App erforderlich ist.
Alle von Ihnen eingegebene Daten werden auf unseren Servern gespeichert, damit die Daten im Prüfungsprozess plausibilisiert und danach an das auftraggebende Kreditinstitut weitergeleitet werden können.
1.2. Erstellung eines Nutzeraccounts (Registrierung) und Anmeldung
Wenn Sie einen Nutzeraccount erstellen oder sich anmelden, verwenden wir Ihre Zugangsdaten ([Mobilfunknummer und Passwort]), um Ihnen den Zugang zu Ihrem Nutzeraccount zu gewähren und diesen zu verwalten („Pflichtangaben“). Pflichtangaben im Rahmen der Registrierung sind mit einem Sternchen gekennzeichnet und sind für den Abschluss des Nutzungsvertrages erforderlich. Wenn Sie diese Daten nicht angeben, können Sie keinen Nutzeraccount erstellen.
Die Pflichtangaben verwenden wir, um Sie beim Login zu authentifizieren und Anfragen zur Rücksetzung Ihres Passwortes nachzugehen. Die von Ihnen im Rahmen der Registrierung oder einer Anmeldung eingegebenen Daten werden von uns verarbeitet und verwendet,
Freiwillige Angabe Ihres Namens verwenden wir, um diesen entsprechend Ihrer vorgenommenen Einstellungen im Rahmen der App anzuzeigen. Diese Datenverarbeitung ist dadurch gerechtfertigt, dass
(1) die Verarbeitung für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen als Betroffener und uns gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Nutzung der App erforderlich ist, oder
(2) wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Funktionsfähigkeit und den fehlerfreien Betrieb der App zu gewährleisten, das hier Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO überwiegt.
2. Daten, die durch Download und Nutzung der App entstehen
Bestimmte Informationen werden bereits automatisch verarbeitet, sobald Sie die App verwenden. Welche personenbezogenen Daten genau verarbeitet werden, haben wir im Folgenden für Sie aufgeführt:
2.1. Downloadinformationen
Beim Download der App werden bestimmte erforderliche Informationen an den von Ihnen ausgewählten App Store (z. B. Google Play oder Apple App Store) übermittelt, insbesondere können dabei der Nutzername, die E-Mail-Adresse, die Kundennummer Ihres Accounts, der Zeitpunkt des Downloads, Zahlungsinformationen sowie die individuelle Gerätekennziffer verarbeitet werden. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich durch den jeweiligen App Store und liegt außerhalb unseres Einflussbereiches.
(1) die Verarbeitung für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen als Betroffener und uns gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Nutzung der App erforderlich ist, oder
(2) wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Funktionsfähigkeit und den fehlerfreien Betrieb der App zu gewährleisten und einen markt- und interessengerechten Dienst anbieten zu können, das hier Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO überwiegt.
2.2. Cookies und Trackingverfahren
Die App verwendet keine so genannten Cookies. Wir setzen auch keinerlei Trackingverfahren ein.
3. Zweckänderungen
Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen als den beschriebenen Zwecken erfolgen nur, soweit eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder Sie in den geänderten Zweck der Datenverarbeitung eingewilligt haben. Im Falle einer Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken als denen, für den die Daten ursprünglich erhoben worden sind, informieren wir Sie vor der Weiterverarbeitung über diese anderen Zwecke und stellen Ihnen sämtliche weitere hierfür maßgeblichen Informationen zur Verfügung.
4. Zeitraum der Datenspeicherung
Sämtliche Fotoaufnahmen, Angaben und benutzerbezogene Daten werden nach der Synchronisation mit dem Anwendungsserver auf dem lokalen Endgerät gelöscht.
Wir löschen oder anonymisieren Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die Zwecke, für die wir sie nach den vorstehenden Ziffern erhoben oder verwendet haben, nicht mehr erforderlich sind. In der Regel speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Nutzungs- bzw. des Vertragsverhältnisses über die App zzgl. eines Zeitraumes von 1 Monat , während welchem wir nach der Löschung Sicherungskopien aufbewahren, soweit diese Daten nicht für eine strafrechtliche Verfolgung oder zur Sicherung, Geltendmachung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen länger benötigt werden.
Spezifische Angaben in dieser Datenschutzerklärung oder rechtliche Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten, insbesondere solcher, die wir aus steuerrechtlichen Gründen aufbewahren müssen, bleiben unberührt.
IV. AN WEN ÜBERMITTELN WIR DATEN?
1. Weitergabe und Übertragung von Daten
1.1. Dienstleister
Wir sind für die Erbringung unseres Dienstes auf vertraglich verbundene Fremdunternehmen und externe Dienstleister angewiesen:
NT Neue Technologie AG (Hosting der Anwendung)
auftraggebende Kreditinstitute
Im Zuge des Dokumentationsprozesses wird das auftraggebende Kreditinstitut konkret benannt.
Eine etwaige Weitergabe der personenbezogenen Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass
(1) wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Daten für administrative Zwecke innerhalb unserer Unternehmensgruppe weiterzugeben und Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO nicht überwiegen und
(2) wir unsere Fremdunternehmen und externen Dienstleister im Rahmen von Art. 28 Abs. 1 DSGVO als Auftragsverarbeiter sorgfältig ausgewählt, regelmäßig überprüft und vertraglich verpflichtet haben, sämtliche personenbezogenen Daten ausschließlich entsprechend unserer Weisungen zu verarbeiten.
Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an die Kreditinstitute (ggf. über die Prohyp GmbH) ist für die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung).
1.2. Aufklärung rechtswidriger oder missbräuchlicher Nutzung
Wenn es zur Aufklärung einer rechtswidrigen bzw. missbräuchlichen Nutzung der App oder für die Rechtsverfolgung erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an die Strafverfolgungsbehörden oder andere Behörden sowie ggf. an geschädigte Dritte oder Rechtsberater weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur, wenn Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges bzw. missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe kann auch stattfinden, wenn dies der Durchsetzung von Nutzungsbedingungen oder anderen Rechtsansprüchen dient.
Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen, und die Finanzbehörden.
Eine etwaige Weitergabe der personenbezogenen Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. nationalen rechtlichen Vorgaben zur Weitergabe von Daten an Strafverfolgungsbehörden unterliegen, oder wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Daten bei Vorliegen von Anhaltspunkten für missbräuchliches Verhalten oder zur Durchsetzung unserer Nutzungsbedingungen, anderer Bedingungen oder von Rechtsansprüchen an die genannten Dritten weiterzugeben und Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO nicht überwiegen.
1.3. Strukturänderungen des Unternehmens
Im Rahmen der Weiterentwicklung unseres Geschäfts kann es dazu kommen, dass sich die Struktur unseres Unternehmens wandelt, indem die Rechtsform geändert wird, Tochtergesellschaften oder Unternehmensteile gegründet, gekauft oder verkauft werden. Bei solchen Transaktionen werden die Kundeninformationen gegebenenfalls zusammen mit dem zu übertragenden Teil des Unternehmens weitergegeben. Bei jeder Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte in dem beschriebenen Umfang tragen wir dafür Sorge, dass dies in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und dem anwendbaren Datenschutzrecht erfolgt. Eine etwaige Weitergabe der personenbezogenen Daten ist dadurch gerechtfertigt, dass wir ein berechtigtes Interesse daran haben, unsere Unternehmensform den wirtschaftlichen und rechtlichen Gegebenheiten anzupassen und Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO nicht überwiegen.
2. Datenübermittlungen in Drittländer
Datenübermittlungen in Drittländer erfolgen aktuell nicht, auch ist keine weitergehende Datenübermittlung in Staaten außerhalb der EU geplant.
V. IHRE RECHTE HINSICHTLICH DER VON UNS VERARBEITETEN PERSONENBEZOGENEN DATEN:
Ihnen stehen hinsichtlich ihrer personenbezogenen Daten die folgenden Rechte zu:
VI. BESCHWERDERECHT
Sie haben ferner das Recht, sich bei Beschwerden an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI)
Häßlerstraße 8
99096 Erfurt
Telefon: 0361 57 31 12 900
Telefax: 0361 57 31 12 904
E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de
VII. KEINE PFLICHT ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN
Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht personenbezogene Daten bereitzustellen. Für die Erstellung eines Nutzerkontos (Registrierung) sind gewisse Pflichtangaben erforderlich (siehe oben). Außerdem sind eine Beratung und Vermittlung nur möglich, wenn bestimmte Daten bereitgestellt werden.
VIII. ÄNDERUNGEN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Wir halten diese Datenschutzerklärung immer auf dem neuesten Stand. Deshalb behalten wir uns vor, sie von Zeit zu Zeit zu ändern und Änderungen bei der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Daten nachzupflegen. Die aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung ist stets innerhalb der App als Link abrufbar.
IX. WIDERUFSRECHT
Sie können jederzeit die Einwilligungen, die Sie uns erteilt haben, widerrufen. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden Ihre Daten nicht mehr auf Basis der Einwilligung verarbeitet. Die Zulässigkeit der bis zum Widerruf auf Basis Ihrer Einwilligung erfolgten Datenverarbeitungen bleibt vom Widerruf unberührt.
Stand: 29.08.2023