Anlage 1 – Durchführung
1. Allgemeine Leistungsbeschreibung
1.1. Objekte
Bei den zugrundeliegenden Objekten handelt es sich grundsätzlich um eigen- oder fremdgenutzte Eigentumswohnungen, Reihenhäuser, Doppelhaushälften, Ein-, Zwei- und Mehrfamilienhäuser sowie Gewerbeobjekte.
1.2. Besichtigung
1.2.1. Bei den Besichtigungen der Objekte aus Ziffer 1.1. handelt es sich um Außenbesichtigungen, Innen-/Außenbesichtigungen sowie ggf. Kubatur- und Wohnflächenberechnungen und Grundrissskizzierungen.
1.2.2. Der Auftragnehmer (nachfolgend: AN) garantiert, dass er über die fachliche Qualifikation zur Durchführung der Besichtigungen verfügt. Der AN hat das Zulassungsverfahren des AG erfolgreich absolviert.
1.2.3. Für die Durchführung von Besichtigungen (Ausnahme: ausschließliche Außenbesichtigungen) sind vorab Termine zu vereinbaren.
1.2.3.1. Die Terminvereinbarung durch den vom Kunden angegebenen Ansprechpartner erfolgt auf der Basis der vom AN genannten freie Kapazitäten über die App VisitCube (siehe Ziff. 3.4. dieser Anlage).
1.2.3.2. Terminvereinbarung erfolgt mit dem vom Auftraggeber (nachfolgend: AG) bzw. Kunden angege-benen Ansprechpartner. Dabei sind die kundenspezifischen Vorgaben zur Ansprache der Immobilienbesitzer/-kontaktpersonen zu beachten bzw. einzuhalten.
1.2.4. Bei einer Besichtigung wird ein angemessenes, professionelles Auftreten (u.a. Kleidung und Spra-che) erwartet, da i.d.R. Kreditinstitute als Kunden des AG vertreten werden.
1.2.5. Zur persönlichen Authentifizierung sowie zum Nachweis der rechtmäßigen Auftragsvorlage sind bei jeder Besichtigung der Besichtigerausweis (in der App VisitCube), der Personalausweis als auch das i.d.R. vorliegende auftragsspezifische Legitimationsschreiben mitzuführen.
1.3. Dokumentation
1.3.1. Als Ergebnis der Besichtigung wird eine Dokumentation bestehend aus einem Besichtigungsbogen unter Namensangabe des Besichtigers und der Beigabe einer Fotoanlage auf Basis der persönlichen Inaugenscheinnahme (Besichtigung) erstellt. Zu beachten sind darüber hinaus kundenspezifische Anforderun-gen.
1.3.2. Bei der Außenbesichtigung ist das Betreten des betreffenden Grundstücks nicht gestattet.
1.3.3. Bei der Besichtigungsart Außenbesichtigung sind folgende Tageslichtaufnahmen in die Fotoanlage aufzunehmen: Straßenschild, Straße bzw. Umgebung (Bsp. Straßenzug links und rechts), Hauseingang mit Hausnummer, Vorderseite (von links und rechts), Seitenansichten/Giebelseite, Rückseite, Besonderheiten (z.B. Pool, Carport). Die Aufnahme von KFZ-Kennzeichnen ist zu vermeiden. Ggf. muss eine digitale Schwärzung oder Verpixelung von aufgenommenen KFZ-Kennzeichen oder aufgenommenen Namen von Unbeteiligten auf den Klingelschildern erfolgen.
1.3.4. Über die unter Punkt 1.3.3 genannten Fotoaufnahmen hinaus, sind bei der Besichtigungsart Innen- und Außenbesichtigung folgende Fotoaufnahmen zu ergänzen: Hauseingang, Küchenansichten (mit Bo-den), Bad/Bäder (Wanne, Dusche, Sanitär), repräsentative Zimmer (mit Böden), Heizungsanlage, Fenster-details, Sicherungskasten (geöffnet), Besonderheiten (Bsp. Wintergarten, Kamin, Sauna).
1.3.5. Die Fotoaufnahmen sollen keine Personen zeigen. Lässt sich dies nicht vermeiden, muss eine digitale Schwärzung oder Verpixelung erfolgen. Hinweise auf Religionszugehörigkeit, ethnische Herkunft und Kultur, Alter, Geschlecht und sexuelle Orientierung, Familienstand und ggf. vorhandene medizinische Hilfsmittel, welche auf einen eingeschränkten Gesundheitszustand hindeuten könnten, sind in der Fotodokumentation zu unterlassen.
1.3.6. Für Fotoaufnahmen ist grundsätzlich die Kamerafunktion der VisitCube-App zu verwenden. Mit Hilfe der App werden die Fotos dem Auftrag direkt zugeordnet, benannt und sortiert.
1.3.7. Einzelne Auftraggeber oder einzelne Auftragsarten können zusätzliche Bilder erfordern. Die Anforderungen sind gemäß dem Fotoleitfaden in der jeweils aktuellsten Fassung zu erbringen.
1.3.8. Die Zusatzleistungen sind gemäß den Vorgaben des Besichtigerhandbuchs in der jeweils aktuellsten Fassung zu erbringen.
2. Termine
2.1. Allgemein
Werktage: Zur Ermittlung der Termine werden alle Tage einer Woche mit Ausnahme von Samstag, Sonn-tag und bundeseinheitlichen Feiertagen herangezogen.
2.2. Termine Außenbesichtigungen
Termin der Lieferung: Die Besichtigungsberichte inkl. Fotoanlage sind bis spätestens zu dem in der IT-Infrastruktur gem. Ziff. 3 dieser Anlage (z.B. VisitCube-App) angegebenen Termin zu liefern. Als Orientierung gelten für die Auftragsarten Express: 2 Werktage; Standard: 5 Werktage; Standard Plus: 10 Werktage; Standard 2+: 20 Werktage und Standard 3+: 30 Werktage als Liefertermine. Maßgebend ist aber der konkret in der IT-Infrastruktur vorgegebene Termin.
2.3. Termine Innen- und Außenbesichtigungen
2.3.1. Termin zur Erstkontaktaufnahme (EK-Frist): Die Kontaktaufnahme zum Ansprechpartner der zu besichtigenden Immobilie, zwecks Terminvereinbarung, hat bis spätestens zu dem in der IT-Infrastruktur gem. Ziff. 3 dieser Anlage (z.B. VisitCube-App) angegebenen Termin zu erfolgen. Die Kontaktaufnahme ist innerhalb von 4 Stunden nach Auftragsbestätigung in VisitCube zu dokumentieren. Der zu vereinbarende Termin der Besichtigung/Ortstermin (OT) hat bis spätestens zu dem in der IT-Infrastruktur gem. Ziff. 3 dieser Anlage (z.B. VisitCube-App) angegebenen Termin zu erfolgen. Hierzu sind dem Objektansprechpartner entsprechende Vorschläge (mind. 1) zu unterbreiten. Sollte nach Ablauf von 75% des in der IT-Infra-struktur gem. Ziff. 3 dieser Anlage (z.B. VisitCube-App) angegebenen Termins kein Kontakt zum Ansprechpartner möglich, wird um Eskalation (mittels Unterstützungsanfrage) an die Vergabeplattform gebeten.
2.3.2 Termin der Lieferung (AN/SV-Frist): Die Besichtigungsberichte inkl. Fotoanlage sind bis spätestens zu dem in der IT-Infrastruktur gem. Ziff. 3 dieser Anlage (z.B. VisitCube-App) angegebenen Termin zu liefern. Bei Aufträgen mit Zusatzleistungen (Kubatur- und Wohnflächenberechnung und Grundrissskizzierung) verlängert sich die Lieferfrist um 24 Stunden. Mit Hilfe der App kann unmittelbar nach Abschluss der Besichtigung (Ausnahme: Handskizzierung von Grundrissen) ausgeliefert werden. Als Orientierung gelten für die Auftragsarten Express: Ortstermin innerhalb der nächsten 2 Werktage; Standard: Ortstermin innerhalb der nächsten 4 Werktage; Standard Plus: Ortstermin innerhalb der nächsten 9 Werktage; Standard 2+: Ortstermin innerhalb der nächsten 18 Werktage; Standard 3+: Ortstermin innerhalb der nächsten 28 Werktage als Liefertermine. Maßgebend ist aber der konkret in der IT-Infrastruktur vorgegebene Termin.
2.4. Fristbeginn
Die Frist beginnt mit der Annahmeerklärung des AG (in der Regel Auftragsbestätigung in VisitCube). Der Tag der Annahmeerklärung des AG (Auftragsbestätigung in VisitCube) wird dabei als ganzer Werktag gerechnet.
3. IT-Infrastruktur
3.1. Registrierung
3.1.1. Für die Registrierung wird seitens des AG ein temporär gültiger Registrierungslink versendet. Die Registrierung ist Voraussetzung zum Erhalt eines Auftrages.
3.1.2. Mit der Registrierung werden die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Instant Service Aktiengesellschaft zur Durchführung von Immobilienbesichtigungen einschließlich der Anlagen zu den vorgenannten AGB akzeptiert.
3.1.3 Im Rahmen der Registrierung werden personenbezogene Unterlagen eingefordert. Dazu gehören u.a. die Selbstauskunft und die Einreichung des Strafregisterauszugs. Dieser darf keine bzw. keine relevanten Eintragungen enthalten.
3.1.4 Der Registrierungsprozess sieht weiterhin einen Nachweis der fachlichen Qualifikation vor. Dieser ist im Rahmen des Zulassungsverfahrens zu erbringen. Die Zulassung in einem vom AG zur Verfügung gestelltes Übungs- und Testverfahren.
3.1.5. Bei positiver Prüfung der Angaben erfolgt eine Freischaltung für die Vergabeplattform. Ein Anspruch auf Freischaltung bzw. Registrierung besteht nicht. Der AG behält sich vor, Registrierungsanfragen ohne Angabe von Gründen abzulehnen.
3.1.6. Nachträgliche Änderungen sowie Ergänzungen der Daten können über die Profileinstellungen zur Vergabeplattform vorgenommen werden. Die Daten sowie die Zulassung sind regelmäßig auf dem aktuellen Stand zu halten. Evtl. ergänzende Unterlagen oder Nachweise zu einzelnen Angaben sind auf Anfrage postalisch oder per E-Mail einzureichen.
3.2. Zugang
3.2.1. Zur Zusammenarbeit zwischen AG und AN stellt der AG eine zentrale Applikation zur Verfügung, die im GooglePlayStore und im AppleStore unter VisitCube heruntergeladen werden muss. Das Besichtiger-Portal der Vergabeplattform ist unter www.visitcube.de zu erreichen.
3.2.2. Mit erfolgter Registrierung erhält der AN Benutzername und Passwort für ein persönliches Benut-zerkonto. Der AN hat beide Informationen vertraulich zu behandeln und dafür Sorge zu tragen, dass kein anderer von ihnen Kenntnis erlangt. Die Weitergabe des Benutzernamens oder des Passworts an Dritte und/oder Nutzung durch Dritte wird ausdrücklich untersagt.
3.3. Vergabeplattform
Das Besichtiger-Portal der Vergabeplattform stellt folgende Funktionen bereit: Pflege der eigenen Daten, Abruf der Zulassungsplattform, Information über neue zu vergebende Aufträge, Möglichkeit zur Abgabe von Angeboten und Zugang zur Elektronischen Fakturierung mit einer Übersicht zu den abgeschlossenen Aufträgen.
3.4. VisitCube
3.4.1. Die App VisitCube dient zur informationstechnischen Unterstützung der Immobilienbesichtigungen. Die Verwendung der App wird hinsichtlich der nachstehenden Punkte verbindlich vorgeschrieben.
3.4.2. Eintragung der exklusiv für Besichtigungen über die Instant Service AG zur Verfügung stehenden Zeitkapazitäten sowie Eintragung der grundsätzlichen Abwesenheitszeiten. Eine Änderung der vom AN eingetragenen Zeitkapazitäten in VisitCube ist nur möglich, wenn die betreffenden Zeiten noch nicht von einem Kunden gebucht wurden bzw. die betreffenden Zeiten nicht durch ein laufendes Buchungsverfahren reserviert sind.
3.4.3. Eintragung der vereinbarten Ortstermine zur Durchführung von Besichtigungen mit Terminerfordernis (Bspw. Innen- und Außenbesichtigung).
3.4.4. Eintragung der geplanten Durchführung einer Außenbesichtigung.
3.4.5. Verwendung des Forums zur Hinterlegung von Notizen in Bezug auf Ablauf und Hindernisse wäh-rend der Bearbeitungszeit.
3.4.6. Verwendung des Forums zur Kommunikation mit weiteren Prozessbeteiligten.
3.4.7. Während der Immobilienbesichtigung ist die entsprechende digitale Dokumentation vorzunehmen.
3.4.8. Mit Fertigstellung der Dokumentationsunterlagen ist das Ergebnis des Auftrages - der Besichtigungsbericht - zu erstellen. Anschließend ist der Auftrag als abgeschlossen zu kennzeichnen.
3.4.9. Wenn aufgrund technischer Probleme die Datenerfassung außerhalb der App VisitCube stattfinden muss, ist darüber im Forum zu informieren und mit Abschluss des Auftrages sind diese externen Unterlagen zu vernichten. Dabei sind die Vorgaben zur Sicherheitsstufe aus den technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datenverarbeitung des AVV einzuhalten. Erfolgt eine Datenlöschung beim AN, hat dieser sämtliche elektronische Daten des AG oder seiner Kunden datenschutzgerecht und nicht wieder herstellbar zu löschen. Die Daten sind so aus der logischen Struktur zu löschen, dass die Löschung nicht rückgängig gemacht werden kann. Der AN ist verpflichtet, technisch oder organisatorisch sicherzustellen, dass die Daten auch tatsächlich gelöscht werden.
Gültig: ab 01.01.2022